zondag 11 maart 2001

Voortgang

Richt het proces zo in dat voortgang is verzekerd.


1. Zorg voor voldoende zware bemensing

Met een voldoende zware bemensing wordt bedoeld dat trekkers van een beleidsproces een zeker mandaat hebben (formeel, informeel). Als ze dat niet hebben, moeten zij bij elk besluit in het proces mandaat vragen bij hun achterban. Dat heeft een nadelig effect op de voortgang. Een ander belangrijk aspect is dat er sprake is van een zekere symmetrie of gelijksoortigheid in de vertegenwoordiging van partijen. Het zou immers vreemd zijn als de ene partij vertegenwoordigd wordt door een bestuurder en de andere partij door een inhoudelijk beleidsmedewerker.
Naast symmetrie in hiërarchie is het ook van belang op zoek te gaan naar een goede verdeling tussen generieke en specialistische kennis. Zorg ervoor dat ‘dezelfde taal’ wordt gesproken in een bepaald overleg. Partijen hebben immers verschillende kennis, een verschillend jargon en een verschillende aanpak. Stel uzelf als procesmanager ook de vraag met welke beelden, taal en informatie u het beste aansluit. Door aan te sluiten bij het referentiekader van andere partijen wordt de dialoog met die partijen makkelijker.
2. Bied vooruitzicht op winst en respect voor verliezers

In plaats van te denken in termen van goede en foute oplossingen is het waardevol om te beslissen op basis van winst en verlies. Bij voldoende vooruitzicht op winst zullen partijen snel tot besluitvorming (willen) komen. Dat bevordert de voortgang van het proces. Zijn er onverhoopt toch verliezers, denk dan na over compensatiemogelijkheden. Zoek naar de oplossing die voor de belangrijkste partijen winst oplevert en het verlies beperkt of compenseert. Een voorbeeld hiervan is de afspraak tussen een vliegveld en luchtvaartmaatschappijen om 10% meer vluchten toe te staan met vliegtuigen die 20% stiller zijn. Voor beide partijen is sprake van winst en overall is de geluidsemissie met 10% verminderd. Voor omwonenden zouden extra vluchten gecompenseerd kunnen worden door het verbeteren van de wijk, bijvoorbeeld door de bouw van een speeltuin. De winst (of compensatie) voor een partij hoeft niet per definitie in hetzelfde project te zitten, maar kan ook in een ander project of op een later moment worden gezocht. Het is daarom belangrijk dat in een project de ruimte wordt opengelaten om de koppeling te maken met andere projecten.
3. Speel slim met deadlines

Deadlines vormen een belangrijk mechanisme om de voortgang van een proces te beïnvloeden. Het is belangrijk goed oog te houden welke partijen er belang hebben bij het halen van deadlines en welke niet.
Het stellen van een deadline kan het proces versnellen. Door een deadline ontstaat druk op het proces om tot besluitvorming te komen met als mogelijk gevolg dat partijen zich actiever en constructiever opstellen. Zo kan het slim zijn om in sommige situaties partijen de tijd te geven om zelf met een oplossing te komen, maar wel af te spreken dat als de deadline niet gehaald wordt van bovenaf een maatregel wordt opgelegd (die niet vanzelfsprekend de voorkeur van de betrokken partijen heeft).
Een deadline kan echter ook voor vertraging zorgen in het proces. Het kan strategisch gedrag oproepen bij partijen die minder belang hebben bij (het halen van) de deadline. Zij kunnen ‘wait and see’ gedrag vertonen en het initiatief laten aan de partijen die op het halen van de deadline worden afgerekend (en er dus het meest van afhankelijk zijn). En voor partijen met onvoldoende uitzicht op winst kunnen deadlines zelfs zeer bedreigend zijn. Zij zullen proberen de besluitvorming te frustreren.
Flexibiliteit

“Standaard proces- en projectmanagement helpt om ongelukken te voorkomen, maar vanuit zich zelf is dat absoluut nog geen garantie voor een succesvol beleidsproces. Sterker nog het 100% richten op standaard proces- en projectmanagement kan leiden tot het optuigen van een hele kerstboom die de flexibiliteit ondermijnt en risicomijdend gedrag stimuleert."
Kees de Leeuw, gemeente Den Haag.

Geen opmerkingen:

Een reactie plaatsen